Sevkiyat Planlaması Nasıl Yapılır?

Sevkiyat planlaması, elinizdeki siparişleri hangi aracın hangi sırayla taşıyacağına karar verme sürecidir. Girdi sipariş listesidir, çıktı ise bir plandır: kaç araç, hangi işler, hangi sırayla.

Otuz iş ve yirmi araç kafada çözülemez. Planlamacı elindeki ilk mantıklı dağıtımı uygular ve bu dağıtımda boşa giden kilometre çoğu zaman görünmez kalır — sefer bittikten sonra fark edilir, önlenemez.

Sevkiyat planlaması hangi adımlardan oluşur?

Süreç dört adımda kurulur: atanmamış siparişleri toplamak, kısıtları ve araç uygunluğunu okumak, bir plan hazırlamak, planı onaylayıp uygulamak. Sıra önemlidir — kısıt okunmadan hazırlanan plan, sahada geri döner.

Bu dört adım elle de yürütülebilir; küçük filoda genelde öyle yürütülüyor. Sorun ölçekte çıkıyor — araç ve sipariş sayısı arttıkça adım 2 ve 3'ü kafada tutmak imkansızlaşıyor.

Planlamada en çok gözden kaçan kısıtlar hangileri?

Üç kısıt en sık atlanıyor: gerçek yol mesafesi, araç kapasitesi ve çalışma saati. Üçü de kağıt üzerinde "yaklaşık doğru" görünen ama sahada planı bozan kalemler.

Mesafe tarafında en sık hata kuş uçuşu hesaptır. İki nokta arası düz çizgiyle 40 kilometre görünen bir hat, gerçek karayolu güzergahında 55 kilometre olabilir; bu fark bir aracın gün içinde kaç iş yapabileceğini doğrudan değiştirir.

Kapasite tarafında hata birim karışıklığıdır. Araç ağırlık sınırının altında olsa da hacim veya yükleme metresi dolabilir — kasa doluyken kağıt üzerinde "yer var" görünen bir araca yeni iş eklenmeye çalışılır.

Çalışma saati ise en az konuşulan ama en sık ihlal edilen kısıttır. Sürücünün günlük sürüş ve dinlenme süresi sınırlıdır; planlama bu sınırı hesaba katmazsa, plan kağıt üzerinde bitmiş görünse de sürücü işi gün içinde fiziksel olarak tamamlayamaz.

Dördüncü ve daha az konuşulan bir kısıt daha var: dönüş yükü ihtimali. Bir aracı bir işe atarken o aracın nereden döneceğini de düşünmek gerekir; dönüş güzergahında yük bulma olasılığı yüksek bir hatla düşük bir hat aynı planda aynı ağırlıkta değerlendirilmemeli.

Elle planlamanın en sık yapılan hataları neler?

İki hata tekrar ediyor: ilk mantıklı dağıtımı uygulamak ve dağıtımı tek kişinin kafasında tutmak. İkisi de küçük filoda görünmez, filo büyüdükçe maliyete dönüşür.

İlk mantıklı dağıtım, en kısa yolu değil ilk akla geleni seçmek demektir. Otuz işi yirmi araca dağıtırken planlamacı elindeki ilk uygun eşleştirmeyi uygular; bu eşleştirme çoğu zaman en verimli olan değildir, sadece o an akla gelendir.

Kararın tek kişinin kafasında kalması ise koordinasyon hatasına yol açar. İki planlamacı aynı gün çalışıyorsa ve plan paylaşılan bir yerde durmuyorsa, aynı iş iki farklı araca atanabilir — araç yola çıktıktan sonra fark edilen bir hata, düzeltmesi en pahalı olandır.

Sevkiyat planlamasını kimler yürütür?

Küçük filoda tek kişi hem planlar hem uygular. Filo büyüdükçe iş üç role ayrılır: planlamacı, operasyon sorumlusu ve yönetici. Üçünün de plana bakış açısı farklıdır.

Bu ayrım özellikle acil işlerde işe yarar. Operasyon sorumlusu günün ortasında gelen bir siparişi tüm filoyu yeniden planlatmadan, yalnızca o iş için hızlı bir öneri isteyebilir.

Otomatik planlama kontrolü elden alır mı?

Hayır, doğru kurulmuş bir sistemde almaz. Otomasyonun görevi kararı vermek değil, kararı hazırlamaktır — son onay planlamacıda kalır.

Seferi Optima bu hesabı arka planda yapar: varsayılan olarak on beş dakikada bir atanmamış siparişleri değerlendirir, gerçek yol ve trafik verisiyle hesaplar, araç kapasitesi ve çalışma saati kısıtlarına uyar. Sonucu doğrudan uygulamaz — planı gösterir, siz onaylarsınız. Uyguladıktan sonra da on beş saniye içinde geri alabilirsiniz.

Plan şirket genelinde tek kopya olarak çalışır; bir planlamacı bir öneriyi uyguladığında aynı öneri diğerleri için otomatik kapanır. İki kişinin aynı işi iki farklı araca atama riski buradan kalkar.

Araç seçildikten sonra sürücü ataması genelde kendiliğinden belirlenir — bir araca atanan sürücü, o araca düşen işleri de üstlenir. Atanan iş sürücünün telefonuna Sürücü Mobil Uygulaması üzerinden düşer; adres, yük bilgisi ve sıra tek ekranda görünür.

İyi bir sevkiyat planı hangi sonucu verir?

Üç somut sonuç aranır: aynı iş daha az araç ve daha az kilometreyle yapılır, karar tek elde kalır, aynı iş iki kez atanmaz. Üçü de doğrudan ölçülebilir — araç başına yapılan iş sayısı ve boş geçen kilometre buradan takip edilir.

Boş kilometre ile sevkiyat planlaması aynı madalyonun iki yüzüdür: kötü planlanan bir hat, dönüş yükü bulunsa bile boşa gider. İyi kurulan plan, aracı doldurmanın yanında dönüş ihtimalini de gözetir.

Sonuç finansal tarafa da yansır. Aynı iş daha az araçla yapıldığında araç başı kârlılık yükselir; kilometre ve yakıt tasarrufu ise doğrudan sefer maliyetine yansır.

Araç ve sürücü ataması sevkiyat planlamasından farklı mı?

Hayır, aynı kararın iki yüzü. Sevkiyat planlaması hangi işin hangi araca gideceğine karar verir; araç ataması bu kararın uygulanmasıdır. Sürücü ataması ise genelde araca bağlıdır — bir araca atanan sürücü, o araca atanan işleri de üstlenir. Ayrı bir süreç değil, aynı planın son adımıdır.

Sevkiyat planlaması Excel'de yapılabilir mi?

Az sayıda araçla evet, ama kısıt sayısı arttıkça (kapasite, çalışma saati, teslim penceresi) elle takip zorlaşır. Excel'in nerede tıkandığını ayrı bir yazıda ele aldık; kısa özet: tablo işi tutar ama iki kişi aynı anda düzenlediğinde çakışmayı göstermez.