Sevkiyat Planlama Excel'de Nasıl Tutulur?

Küçük bir filoda sevkiyat planlaması gerçekten Excel'de yürür: bir sütun sipariş, bir sütun araç, bir sütun sürücü. On beş araca kadar bu düzen genelde bozulmaz.

Sorun tablonun kendisinde değil, tablonun tek doğru kopyasının kim de olduğundadır. İki planlamacı aynı dosyayı aynı anda açtığında, ikisi de kendi ekranındaki hâli güncel sanır — ve aynı iş iki farklı araca atanabilir.

Sevkiyat planlama tablosunda hangi sütunlar olmalı?

Yedi bilgi ayrı sütunda tutulmalı: sipariş numarası, yükleme adresi, teslim adresi, ağırlık veya hacim, teslim penceresi, atanan araç, durum. Bunlardan biri eksik kaldığında planlamacı kafasında tamamlamaya çalışır.

Sütunların hepsi ayrı ayrı basit görünür. Sorun bunları bir arada, güncel ve tek kopya olarak tutmaktır — Excel'in kendisi bunun için tasarlanmamıştır; tablo yazılımı, birden çok kişinin aynı anda değiştirdiği bir kaydı uzlaştırmak üzere kurulmamıştır.

Araç kapasitesi Excel'de neden takip edilemez?

Kapasite ayrı bir sütun olarak eklenebilir ama bu sütun canlı değildir. Bir aracın gün içinde zaten aldığı işlerin toplam ağırlığını göstermez — planlamacı bunu elle toplamak zorunda kalır.

Araç sayısı arttıkça bu elle toplama işi pratik olmaktan çıkar. On araçla hâlâ mümkündür; kırk araçla, her yeni iş için kırk satırı tek tek kontrol etmek gerekir. Bu noktada planlamacı ya toplamayı atlar ya da tahmin eder — ikisi de aynı sonuca çıkar: araç göründüğünden erken dolar veya boş kapasiteyle döner.

Formülle otomatikleştirilmiş bir toplam sütunu bu sorunu kısmen çözer, ama yalnızca kısmen. Formül aracın o güne kadar aldığı işleri toplayabilir; aracın hâlâ yolda mı yoksa boşta mı olduğunu, ne zaman müsait olacağını bilemez. Bu bilgi tabloya elle girilmediği sürece formül de eksik bir tabloyu doğru toplar, yanlış bir sonuç üretir.

Aynı dosyayı iki kişi açtığında ne olur?

İki planlamacı aynı gün çalışıyorsa ve dosya paylaşılan bir yerde duruyorsa, ikisi de kendi indirdiği veya açtığı kopyayı günceller. Değişiklikler birleştirilmediği sürece, son kaydeden kişinin versiyonu "doğru" sayılır — diğer planlamacının yaptığı atama sessizce kaybolur.

Bu, sevkiyat planlamasının en pahalı hatasıdır çünkü geç fark edilir: araç yola çıktıktan sonra iki farklı işin aynı araca atandığı ya da bir işin hiç atanmadığı ortaya çıkar. Bu hatanın kaynağını ve elle planlamanın nerede tıkandığını sevkiyat planlaması nasıl yapılır yazısında ayrıntılı ele aldık.

Google Sheets gibi eşzamanlı düzenlemeye izin veren araçlar bu çakışmayı görünür kılar ama çözmez: iki kişinin aynı satırı aynı anda değiştirdiğini gösterebilir, ama hangi atamanın doğru olduğuna karar vermez. Karar yine bir insana kalır — sadece hatayı fark etme anı biraz öne alınmış olur.

Tablo Excel'in kötü bir araç olduğunu göstermiyor — küçük filoda ve tek planlamacıyla gayet iyi çalışıyor. Gösterdiği şey, çakışma kontrolünün Excel'in kendisinde değil, onu kullanan disiplinde durduğudur; filo ve planlamacı sayısı arttıkça bu disiplini elle sürdürmek zorlaşır.

Elle koordinasyon hatasının gerçek maliyeti nedir?

İki türlü hata tekrar eder ve ikisinin de sonucu farklıdır. Birincisi çift atama: aynı iş iki araca planlanır, biri boşa gider veya iş son anda iptal edilir. İkincisi kapasite gözden kaçması: bir araca kapasitesinden fazla iş yüklenir ve son sipariş sahada dışarıda kalır.

İkisi de sefer başladıktan sonra fark edilir — düzeltmenin maliyeti, baştan doğru planlamanın kat kat üzerindedir. Boşa çıkan araç kilometresi doğrudan boş kilometre hesabına, tekrarlayan koordinasyon kaybı ise dönem sonunda araç başı kârlılığa yansır.

Tek seferde bu kayıp küçük görünür. Otuz iş üzerinden bakıldığında aynı hata birkaç kez tekrarlanmış olur ve toplam sapma ay sonunda görünür hâle gelir — ama artık hangi seferin hatalı planlandığını geriye dönük bulmak neredeyse imkânsızdır, çünkü tablo o günkü kararın gerekçesini değil yalnızca son hâlini tutar.

Excel'den ne zaman vazgeçmek gerekir?

Kesin bir araç sayısı eşiği yoktur; eşik araç sayısından çok aynı anda çalışan planlamacı sayısına ve gün içindeki iş yoğunluğuna bağlıdır. Tek planlamacı ve sakin bir gün akışıyla çalışan on beş araçlık filo Excel'de rahat çalışabilir.

Belirti nettir: aynı işin iki kez planlandığı, bir aracın kapasitesinin gözden kaçtığı ya da bir dosyanın "hangisi güncel" tartışmasına konu olduğu tekrarlıyorsa, tablo artık koordinasyon aracı değil koordinasyon sorunu üretiyor demektir.

Bu belirtilerin sıklığı da bir ölçüttür. Ayda bir kez yaşanan bir çakışma göz ardı edilebilir; haftada birden fazla yaşanan bir çakışma, planlamacının zamanının önemli bir kısmını hatayı düzeltmeye ayırdığı anlamına gelir. O noktada tablo hâlâ "çalışıyor" görünse de, gerçek maliyeti planlamacının fark etmediği bir yerde birikiyordur — düzeltmeye harcanan zaman, yeni iş planlamaya ayrılabilecek zamandan çalınır.

Excel'in nerede genel olarak tıkandığını (taşeron maliyeti, sefer-belge-fatura bağı, formül bozulması) Excel ile nakliye takibi nerede tıkanır yazısında ele aldık; bu yazı özellikle araç atama ve kapasite tarafına odaklanıyor.

Sevkiyat planlama için Excel'de hangi sütunlar gerekir?

En az şu bilgiler ayrı sütunlarda tutulmalı: sipariş/iş numarası, yükleme ve teslim adresi, ağırlık veya hacim, teslim penceresi, atanan araç, atanan sürücü ve durum (bekliyor/atandı/yolda/tamamlandı). Bunlardan biri eksikse planlamacı kafasında tamamlamaya çalışır — ve kafada tamamlanan bilgi paylaşılamaz.

Excel'de araç kapasitesi nasıl takip edilir?

Genellikle takip edilmez, bu da sorunun kaynağıdır. Kapasite ayrı bir sütun olarak tutulsa bile, o aracın gün içinde zaten aldığı işlerin toplamını canlı olarak göstermez — planlamacı elle toplamak zorunda kalır. Araç sayısı arttıkça bu elle toplama işi pratik olmaktan çıkar.