Ön muhasebe programı mı, nakliye programı mı?

Ön muhasebe programı ne yapar?

Ön muhasebe programı firmanın parasal hareketlerini tutar: kestiğiniz ve aldığınız faturalar, müşteri ve tedarikçi carileri, tahsilat ve ödemeler, kasa ve banka hareketleri. e-Fatura ve e-Arşiv faturalar genellikle buradan, bir entegratör üzerinden gönderilir. Mali müşavir dönem sonunda bu kayıtlardan beyannameyi hazırlar.

Nakliyeci için ön muhasebenin sınırı şurada başlar: program işi fatura üzerinden görür. Bir faturanın hangi seferin, hangi aracın, hangi sürücünün işi olduğunu bilmez; yakıt fişi, otoyol geçişi ve sürücü gideri de seferlere değil gider hesaplarına yazılır.

Elektronik belge tarafı da muhasebe programının işidir ve 2026'da kapsamı genişledi. e-Arşiv fatura 1 Ocak 2026'dan itibaren tutara bakılmaksızın zorunlu (basit usulde ve işletme hesabına göre defter tutanlar için 1 Ocak 2027); 2022 ve sonrasında brüt satış hasılatı 3 milyon TL'yi bulan firmalar e-Fatura'ya geçmek zorunda. e-İrsaliye ise sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir ve malı gönderen düzenler; taşıyıcının taşıma irsaliyesi ayrı bir belgedir.

Nakliye programı ne yapar?

Nakliye programı faturadan önceki işi yönetir. Yük talebi gelir, teklif hazırlanır; onaylanınca sipariş açılır, araç ve sürücü atanır, iş sürücünün telefonuna düşer, yükleme ve teslim kaydedilir, müşteri bilgilendirilir. Her işin satış tutarı ve maliyeti aynı kayıtta durduğu için seferin, aracın ve müşterinin kârı ay sonunu beklemeden görünür.

Fatura bu zincirin son halkasıdır ve muhasebe programına aittir. Nakliye programının görevi o halkaya doğru bilgiyi taşımak: hangi müşteri, hangi iş, hangi tutar.

İkisi neden karıştırılıyor?

Çünkü ikisi de "program" ve ikisinde de müşteri listesi var. Bazı ön muhasebe programlarında teklif belgesi ya da gider etiketi de bulunur; bu, sefer takibinin de orada yapılabileceği izlenimini verir. Oysa teklif belgesindeki fiyatı siz yazarsınız ve gider etiketi faturaya bağlıdır, sefere değil.

Karışıklığın bedeli kârın geç görülmesidir. Yakıt ve otoyol faturaları ay sonunda toplanır, gelir faturalarıyla karşılaştırılır ve firma toplamda kazandığını ya da kaybettiğini öğrenir. Hangi güzergâhın, hangi müşterinin ya da hangi aracın bu sonucu ürettiği ise görünmez.

Hangisiyle başlamalı?

Ön muhasebe programı bir zorunluluğun sonucudur: fatura kesen her firmanın faturasını bir yerden kesmesi gerekir. Nakliye programı ise bir ihtiyacın sonucudur ve genelde iş sayısı arttığında gelir. Sorulacak soru şu: teklif, sefer ve maliyet hâlâ tek kişinin aklında ve tek bir Excel dosyasında mı tutulabiliyor?

Cevap hayırsa muhasebe programını değiştirmek gerekmez; nakliye programı onun önüne eklenir. Muhasebe ekibi aynı programla çalışmaya devam eder, yalnızca tutarlar elle yeniden yazılmaz.

Seferi'de ikisi nasıl buluşuyor?

Seferi nakliye programıdır ve fatura kesmez. Bağlı bir muhasebe programında işin satış faturası kaydını açar; e-Fatura ya da e-Arşiv gönderimini muhasebe programınızdan yaparsınız. Programınız henüz bağlı değilse işler tarih aralığıyla Excel'e aktarılır. Kurulumda kullandığınız program listede yoksa talep bırakırsınız.

Taşımayı tedarikçiye yaptıran firmalar için işte satış tutarı, tedarikçiye ödenen ve kalan yan yana durur; raporda özmal ve tedarik işlerinin kârı ayrı görünür. Fiyat araç sayısı bandına göre aylıktır, kurulum ücreti ve kullanıcı başına ücret yoktur.